Hoe vergader jij?

Hoe vaak en hoe lang lopen vergaderingen onder jouw leiding uit? Is dit voldoende aanleiding voor je om te proberen de uitloop van vergaderingen te verminderen? Welke van de genoemde oorzaken speelt in jouw situatie de grootste rol? Welke maatregelen zou je kunnen nemen? Het E-book Iets voor de rondvraag? Helpt je daarmee met praktische tips. 

Overzicht oorzaken en maatregelen bij structurele uitloop van vergaderingen.
Oorzaak (O) Maatregelen (M)

O: afdwalen van het onderwerp
M: vaker en sneller interveniëren, deelnemers wijzen op het doel van de bijeenkomst

O: de agendapunten worden te diepgaand besproken
M: eventueel buiten de vergadering aan-dacht aan het onderwerp schenken,  actie: details noteren als aandachts-punten die later uitgezocht worden

O: deelnemers beschikken niet over voldoende kennis van het onderwerp
M: deelnemers verzoeken zich beter voor te bereiden door zich meer te verdiepen in het onderwerp, of: besluiten andere, meer deskundige deelnemers uit te nodigen

O: de agenda is te vol gepland
M: beter voorbereiden: minder punten op agenda zetten of meer tijd nemen

O: de procedures worden niet nageleefd: bijvoorbeeld door te laat beginnen beter
M: voorbereiden: ruimte en hulpmiddelen in orde maken, deelnemers aanspreken op laatkomgedrag of ander gedrag dat afwijkt van de afgesproken procedure

O: procedures niet effectief 
M beter voorbereiden: stukken vooraf  versturen en laten lezen, eventueel gedurende de vergadering procedures met betrekking tot beeldvorming, oordeelsvorming, en besluitvorming aanpassen

O: deelnemers beschikken over onvoldoende beslisbevoegdheid
M: beter voorbereiden: deelnemers vooraf informeren over hun beslisbevoegdheid

O: niet goed luisteren of concentreren
M: afspraken maken met lawaaimakers als tuinmannen en telefooneigenaren, sprekers verzoeken hun informatieve bijdrage goed af te stemmen op de kennis van de groep,
deelnemers duidelijk maken dat vergadertijd geen leestijd is en dat dit ook niet het moment is om tweegesprekken te voerenconflicten conflicten bespreekbaar maken, ruimte geven voor het uiten van emoties, eventueel pauze inlassen, of met hulp van een onpartijdige derde buiten de vergadering oplossen
O: manipulatief gedrag
M: kort en krachtig afkappen